실행형 AX 컨설팅

AX(AI Transformation, 인공지능 전환)는 조직의 일하는 방식을 AI에 맞게 바꾸는 일입니다. 이 장은 액티전스가 제안하는 실행형 AX 컨설팅이 무엇이고, 교육이나 자문과 어떻게 다르며, 어떤 구조로 진행되고, 언제 끝나는지를 설명합니다. 컨설팅을 받을 조직뿐 아니라 사내에서 AX를 직접 추진하려는 사람에게도 일의 구조를 이해하는 데 쓸 수 있습니다.

이 장에 나오는 AX, 워크플로우, 단일 원본(SSOT), 챔피언의 뜻은 7장에서 정의했습니다. AI 활용과 AX의 비교 표, 직원이 자라는 네 단계도 7장에 있으므로 먼저 읽고 오면 이 장의 설명이 더 쉽게 이어집니다.

실행형 AX 컨설팅이란

한 줄로 정의하면 이렇습니다. 진단만 하고 보고서를 남기는 것이 아니라, 필요한 도구를 직접 만들어 전달하고 그것을 운영할 사람까지 세우는 컨설팅입니다.

AI 도입이 실패하는 흔한 경로가 있습니다. 교육을 받고 돌아왔지만 업무에 적용할 시간이 없고, 자문을 받아 계획서를 얻었지만 실행할 사람이 없는 경우입니다. 실행형은 이 간극을 줄이는 데 초점을 둡니다. 컨설턴트가 사무실에서 담당자 옆에 앉아 도구를 함께 만들고, 마지막에는 담당자가 혼자 돌릴 수 있는 상태로 넘깁니다.

자문형과 실행형

자문형은 방향을 제시하는 데 강점이 있고, 실행형은 만들어 넘기는 데 강점이 있습니다. 어느 쪽이 낫다기보다 조직의 상황에 맞는 쪽이 있습니다. 방향 자체가 불분명하다면 자문이 먼저일 수 있고, 하고 싶은 일은 분명한데 손이 부족하다면 실행형이 맞습니다.

교육, 자문, 실행형 비교

교육이 끝나면 배움이 남고, 자문이 끝나면 계획이 남고, 실행형 AX가 끝나면 작동하는 시스템과 그것을 돌릴 사람이 남습니다. 이 책의 1부부터 4부까지는 교육에 해당하는 내용이고, 5부는 그 배움을 조직에 정착시키는 방법입니다.

대행과의 차이

대행은 시킨 일을 하고 계속 맡습니다. 실행형은 무엇을 만들지 찾아내는 일부터 시작하고, 일정 기간 뒤에 손을 뗍니다. 그래서 앞부분의 진단과 설계, 뒷부분의 이관과 자립이 서비스의 절반을 차지합니다. 만들기만 하는 것이 아니라 넘기는 것까지가 일입니다.

누가 무엇을 하는가

역할은 세 갈래로 나뉩니다.

• 컨설턴트가 직접 하는 일: 워크플로우 분석, AX 포인트 도출, 솔루션 설계와 개발, 사용 절차서 작성
• 함께 하는 일: 우선순위 결정, 개발 범위 확정, 중간 결과 검토, 완성 기준 합의
• 고객사가 하는 일: 업무 설명과 자료 제공, 담당자 지정, 방문일 동석, 실제 사용과 운영

AX 포인트는 AI나 자동화로 개선할 여지가 큰 업무 지점을 뜻합니다.

DIY, DFY, DWY

AI 활용을 조직에 들이는 방식은 세 가지로 구분할 수 있습니다.

• DIY(Do It Yourself): 배워서 직접 한다. 교육과 특강이 여기에 해당합니다.
• DFY(Done For You): 대신 해 준다. 진단과 개발이 여기에 해당합니다.
• DWY(Done With You): 함께 하며 넘긴다. 이관과 교육이 여기에 해당합니다.

실행형 AX는 DFY로 시작해 DWY를 거쳐 DIY로 끝나도록 설계합니다. 처음에는 컨설턴트가 만들고, 중간에는 함께 만들고, 끝에는 담당자가 혼자 합니다.

AX가 바꾸는 네 층위

AX는 도구 하나를 도입하는 일이 아니라 일하는 방식의 층을 바꾸는 일입니다. 네 층위로 나누면 무엇을 진단하고 무엇으로 바꾸는지 분명해집니다.

네 번째 층위가 특히 중요합니다. 담당자의 머릿속에만 있던 노하우가 문서와 도구로 남으면 사람이 바뀌어도 조직에 남습니다.

진행 구조: 12회 반복 사이클

핵심 아래 구조는 제안서 기준 예시 모델입니다. 기간과 방문 횟수, 방문 시간은 조직의 규모와 상황에 맞춰 조정할 수 있습니다.

예시 모델은 3개월 동안 주 1회, 한 번에 6시간, 총 12회 안팎(약 72시간)을 고객사 사무실에서 진행합니다. 사내 AX 담당자 1인이 필수이고, 종료 조건은 기간 만료가 아니라 인수인계 완료입니다. 종료 이후의 유지보수와 자문은 선택입니다. 착수는 1시간 상담으로 시작합니다. 이 상담에서 현재 상황을 듣고 진행할지, 어떤 방식으로 진행할지를 함께 정합니다. 비용 등 계약 조건은 상담에서 별도로 안내하며 이 책에서는 다루지 않습니다.

선형이 아니라 반복

흔히 1개월 진단, 2개월 개발, 3개월 이관의 직선 단계를 떠올리지만, 이 구조는 12회를 돌리는 반복 사이클입니다. 이유는 두 가지입니다. 첫째, 사전 자료가 충분하면 첫 방문 1시간 미팅만으로도 AX 포인트의 상당 부분이 나옵니다. 둘째, 진짜 문제는 초안을 만들어 봐야 드러납니다. 진단을 몇 주 동안 끝낸 뒤에 개발을 시작하면 늦습니다.

방문마다 반복되는 5단계

매 방문은 같은 다섯 단계로 진행합니다.

1. 지난주 점검: 지난 방문에서 넘긴 과제가 어디까지 진행됐는지 확인합니다.
2. 진단과 파악: 새로 드러난 문제와 막힌 지점을 현장에서 살핍니다.
3. 개발: 우선순위가 높은 항목의 도구와 문서를 만듭니다.
4. 초안 확인: 만든 초안을 담당자가 직접 써 보고 수정할 점을 말합니다.
5. 다음 주 과제 인계: 방문일 사이에 담당자가 혼자 해 볼 과제를 정해 넘깁니다.

방문 사이의 6일

이 구조에서 방문 사이의 6일은 쉬는 시간이 아닙니다. 담당자가 혼자 과제를 실행하고 막히는 시간입니다. 막힌 지점은 다음 방문의 교육 주제가 됩니다. 혼자 해 보고, 막히고, 배우고, 다시 해 보는 과정을 12번 반복하면 담당자의 실력이 자랍니다. 컨설턴트가 옆에서 모든 것을 해 주면 방문이 끝난 뒤 바로 멈춥니다.

사무실에 상주하는 이유

어떤 문의가 하루에 몇 번 들어오는지, 어떤 문서를 몇 번씩 다시 쓰는지는 옆에서 봐야 알 수 있습니다. 인터뷰에서는 "늘 하던 일"이라 말하지 않는 부분이 많습니다. 한 화면을 같이 보고, 손은 담당자가 움직입니다. 컨설턴트가 키보드를 잡는 시간이 길어질수록 담당자의 습득이 줄어들기 때문입니다.

시기별 비중 변화

초반에는 컨설턴트가 먼저 만들어 보여 주고, 후반에는 담당자가 만들고 컨설턴트가 검토합니다. 이관은 마지막 달에 몰아서 하지 않고 매주 조금씩 합니다.

착수 준비와 세 가지 활동

착수 전에 준비할 네 가지는 22장에서 자세히 다룹니다. 요약하면 담당자의 좌석과 워크스테이션, 사내 AX 담당자 선정, AI 계정을 조직 명의로 생성해 결제하는 것, 사전 자료(문제 목록과 워크플로우)입니다.

진행 중의 활동은 세 가지로 묶입니다.

A. 진단과 파악

"AI로 무엇을 할 수 있는가"가 아니라 "지금 어디가 막혀 있는가"에서 출발합니다. 현장 관찰과 인터뷰, 업무 단계 분해, 반복과 중복과 병목 식별, AX 포인트 우선순위 정하기가 포함됩니다. 산출물은 업무 흐름도, AX 포인트 목록, 우선순위표입니다.

B. 개발

실제 데이터, 문서, 말투를 반영해 도구를 만듭니다. 매 회차마다 초안을 시연하고 수정하며, 예외 상황을 처리하는 방법도 설계합니다. 산출물은 작동하는 솔루션 세트와 사용 절차서입니다.

C. 이관과 교육

담당자가 직접 조작하고, 수정하고 확장하는 방법을 배우고, 계정, 문서, 자산이 사내로 넘어왔는지 확인합니다. 산출물은 운영 절차서, 주의사항, 인계 확인서입니다.

산출물의 유형

• 프롬프트 자산: 상담 스크립트 생성기, 콘텐츠 템플릿
• 문서 체계: 운영 매뉴얼, 표준 작업 절차(SOP, Standard Operating Procedure), 온보딩 가이드
• 자동화 흐름: 월간 보고 루틴, 공지 일괄 생성
• 콘텐츠 생성 체계: 이미지와 영상 제작 절차
• 운영 절차서: 사용 절차, 주간 체크리스트
• 운영 인력: 사내 AX 담당자

마지막 항목이 빠지면 안 됩니다. 도구는 돌릴 사람이 없으면 멈춥니다.

일반화한 예를 들면 회원 응대용 상황별 메시지 생성기, 규정에 근거한 문의 답변 초안 생성기(발송 연동 포함), 월간 운영 보고 자동화, 교육 과정 운영 문서 자동 생성 같은 것들입니다(가상의 예). 어떤 업종에서든 반복되는 글쓰기, 정리, 보고가 대상입니다.

완료 기준

완료는 기간이 아니라 상태로 판단합니다. 아래 세 가지가 모두 충족되어야 합니다.

1. 담당자가 혼자 각 솔루션을 실행할 수 있다.
2. 새 요구에 맞춰 수정할 수 있다.
3. 계정, 문서, 프롬프트 자산이 사내에 모두 남아 있다.

세 번째가 자주 놓치는 항목입니다. 컨설턴트의 개인 계정에서 만든 도구는 컨설턴트가 떠나면 함께 사라집니다. 처음부터 조직 명의 계정에서 작업해야 하는 이유입니다.

일하는 원칙

작업 원칙

• 진단 우선: 문제를 특정하기 전에는 도구를 만들지 않습니다.
• 현장 관찰: 말로 설명된 업무와 실제 업무는 다를 수 있으므로 직접 봅니다.
• 직접 실행, 즉시 착수: 설명서만 쓰지 않고 바로 만들어 봅니다.
• 주 단위 검토, 매주 이관: 마지막에 몰아서 넘기지 않습니다.
• 동석 개발: 담당자와 한 화면을 보며 만듭니다.
• 자산 잔존: 끝났을 때 모든 자산이 조직에 남습니다.
• 사람이 최종 판단: AI는 초안을 만들고, 발송과 결정은 사람이 합니다.

데이터와 보안 원칙

• 최소 수집: 필요한 정보만 받습니다.
• 익명화: 이름, 연락처, 주민등록번호, 결제 정보는 제거한 상태에서 작업합니다.
• 조직 명의 계정 사용
• 사람의 검수 절차를 도구 안에 내장합니다. 예를 들어 답변 초안은 사람이 확인한 뒤에만 발송되도록 만듭니다.
• 종료 시 자료를 반환하거나 파기합니다.

개인정보와 관련된 구체적인 의무는 해당 법령과 조직의 내부 규정을 따라야 하며, 필요하면 법무 담당자나 전문가와 확인합니다.

진행이 어려운 경우

처음부터 미리 말해 두는 편이 서로에게 낫습니다. 다음과 같은 상황이면 이 방식은 맞지 않을 수 있습니다.

• 담당자가 지정되지 않았다.
• 담당자가 1년 안에 이탈할 가능성이 높다.
• 담당자에게 인수인계 책임을 기대하기 어렵다.
• 담당자에게 의사결정 권한이 없다.
• 방문일에 담당자가 동석할 수 없다.
• 방문일 사이의 6일 동안 작업할 시간이 없다.
• 사전 자료를 제공할 수 없다.
• 업무 절차 자체가 정의되어 있지 않다.
• 개발 범위가 계속 바뀐다.
• 현장 접근이 제한된다.

이런 경우에는 1시간 상담에서 그대로 말하고, 절차 정리나 교육이 먼저 필요하다면 그 방향을 제안합니다. 모든 조직에 실행형이 맞는 것은 아니며, 맞지 않다는 판단도 상담의 결과입니다.

실습

실습 1. 우리 조직의 AX 포인트 후보 찾기

아래 프롬프트에 업무 설명을 붙여 넣고 AX 포인트 후보를 뽑아 봅니다. 고객 이름과 연락처 같은 개인정보는 빼고 작성합니다. 결과는 확정이 아니라 후보 목록이므로, 목록에서 "AI로 안 될 것 같다"는 이유로 미리 빼지 않습니다.

아래는 우리 조직의 한 부서가 하는 업무 설명입니다. 개인정보는 제거했습니다.
이 업무에서 AX 포인트(AI나 자동화로 개선할 여지가 큰 지점) 후보를 찾아 주세요.

다음 다섯 가지 신호를 기준으로 찾습니다.
1. 같은 내용을 두 번 이상 입력하는 일
2. 사람마다 결과가 달라지는 일
3. 찾는 데 시간이 걸리는 자료
4. 하고 나면 또 해야 하는 일
5. "왜 이렇게 하지?" 싶은 일

각 후보에는 아래 세 질문도 적용해 주세요. 셋 다 "예"이면 1순위 후보입니다.
(1) 이 흐름에서 가장 오래 걸리는 단계인가
(2) 그 단계가 매번 같은 방식으로 반복되는가
(3) 그 단계의 입력과 출력이 정해져 있는가

결과는 표로 정리해 주세요. 열은 [후보 / 해당 신호 번호 / 세 질문 결과 / 개선 방향 / 불편도(상중하) / 확인할 질문]입니다.
"AI로 어려울 것 같다"는 이유로 후보를 빼지 말고, 어려운 이유는 확인할 질문 열에 적어 주세요.
마지막에 세 질문 결과, 불편도, 소요 시간을 기준으로 우선순위 3개를 제안하고, 제안의 근거는 제가 준 설명에서만 가져와 주세요. 설명에 없는 내용은 추측하지 말고 질문으로 남겨 주세요.

[업무 설명 붙여 넣기]

실습 2. 담당자 후보 점검

7장의 직원 성장 4단계 중 3단계(업무를 개선하는)와 4단계(도구를 직접 만들어 쓰는)에 가까운 사람이 후보로 떠오르는지 함께 봅니다. 사내에서 AX를 추진할 담당자를 떠올리고, 22장의 선정 기준에 비추어 점검합니다.

우리 조직에서 AX 담당자 후보를 점검하려 합니다. 후보의 이름은 쓰지 않고 역할만 적겠습니다.
다음 여섯 항목을 우선순위 순서대로 각각 상, 중, 하로 평가하는 표를 만들어 주세요.
1. 경영진과의 신뢰관계
2. 1년 이상 근속 가능성
3. 퇴사 시 인수인계에 대한 책임감
4. 의사결정 권한
5. 업무 이해도
6. 투입 가능한 시간(방문일 동석과 방문일 사이 작업)
각 항목에서 제가 확인해야 할 질문을 하나씩 같이 적어 주세요.
후보 설명: [후보의 역할과 근속 기간, 맡고 있는 일을 간단히]

정리

• 실행형 AX 컨설팅은 도구를 직접 만들어 전달하고, 그것을 운영할 사람까지 세우는 방식입니다. 끝났을 때 작동하는 도구와 담당자가 남습니다.
• DFY로 시작해 DWY를 거쳐 DIY로 끝나도록 설계하고, 이관은 마지막에 몰아서 하지 않고 매주 합니다.
• 제안서 기준 예시 모델은 3개월 동안 주 1회 6시간입니다. 매 방문은 점검, 진단, 개발, 초안 확인, 과제 인계의 다섯 단계를 반복하고, 방문 사이의 6일은 담당자가 직접 해 보는 시간입니다.
• 완료는 담당자가 혼자 실행하고, 수정하고, 자산이 사내에 남아 있을 때입니다. 종료 조건은 기간 만료가 아닌 인수인계 완료입니다.
• 담당자가 없거나 방문일에 동석할 수 없는 등 진행이 어려운 경우에는 처음에 그대로 말하고, 절차 정리나 교육을 먼저 권합니다.