AX를 조직에 심는 일은 결국 사람이 합니다. 도구와 문서는 만들 수 있지만, 그것을 매주 돌리고 고치고 다음 사람에게 넘기는 일은 사내 담당자의 몫입니다. 이 장은 착수 전에 준비할 네 가지, 담당자를 고르는 기준, 문제 목록과 워크플로우를 쓰는 법, 데이터와 보안 원칙, 인수인계 점검표, 그리고 끝난 뒤의 선택지를 설명합니다. 외부 컨설팅을 받는 경우에도, 사내에서 직접 시작하는 경우에도 같은 순서로 쓸 수 있습니다.
착수 전에 준비할 네 가지
21장에서 소개한 실행형 AX는 네 가지가 준비되어 있을 때 첫 방문부터 속도가 납니다.
- AX 담당자의 좌석과 워크스테이션: 작업이 끝난 뒤에도 상시 쓰는 자리여야 합니다.
- 사내 AX 담당자 선정: 성패를 가르는 가장 중요한 항목입니다.
- AI 계정의 조직 명의 생성과 결제: 종료 뒤에 계정과 작업 이력이 사내에 남도록 처음부터 조직 명의로 만듭니다. 개인 계정에서 시작해 나중에 옮기려 하면 이력이 따라오지 않을 수 있습니다.
- 사전 자료: 문제 목록과 워크플로우.
요금제의 종류와 한도, 가격은 자주 바뀌므로 이 책에서는 다루지 않습니다. 계정을 만들 때는 공식 요금제 페이지(https://claude.com/pricing)에서 현재 조건을 확인하고(2026년 11월 기준), 선택 기준은 2장을 참고합니다.
담당자 자리와 장비
장비는 사양이 높을수록 좋은 것이 아니라 어디에 투자해야 효과가 큰지 아는 것이 중요합니다. 아래는 2026년 11월 기준 권장이며, 제품과 사양은 계속 바뀌므로 구매 전에 현재 시점의 기준을 다시 확인합니다.
투자 우선순위는 다음 순서를 권합니다.
- 저장장치(NVMe 방식 SSD): 파일 탐색과 작업 폴더 처리 속도에 직접 영향을 줍니다.
- 화면 면적: 듀얼 모니터 이상. 대화창, 결과물, 참고 문서를 동시에 띄워 놓는 일이 많습니다.
- 네트워크 안정성: 유선 연결을 권합니다.
- 메모리: 여유 있는 용량. 브라우저 탭, 편집기, 도구를 동시에 열어 둡니다.
- CPU: 최근 세대의 일반 사양이면 충분합니다.
- 그래픽카드: 우선순위가 가장 낮습니다.
흔한 오해
- 외장 그래픽카드가 필요하다는 오해: Claude 같은 서비스의 추론은 서비스 쪽 서버에서 일어납니다. 내 컴퓨터에서 모델을 직접 돌리는 경우가 아니라면 그래픽카드의 영향은 작습니다.
- 인터넷은 빠르기만 하면 된다는 오해: 속도보다 끊기지 않는 안정성이 중요합니다. 연결이 끊기면 진행 중이던 작업이 중단되거나 사라질 수 있습니다.
- 장비만 좋으면 된다는 오해: 장비가 좋아도 계정의 사용 한도가 낮으면 작업이 멈춥니다. 여러 세션을 동시에 돌리는 작업(10장)은 사용량이 많아지므로 요금제 선택과 함께 준비합니다.
챔피언이라는 역할
챔피언은 직책이 아니라 역할입니다. 조직 안에서 변화를 실제로 굴리는 사람이며, 다음 세 가지를 갖춥니다.
- 업무를 매우 빠르고 쉽게 처리합니다.
- 더 빠르고 쉽게 처리하는 시스템을 구축하고 개선합니다.
- 자동화 프로세스를 구축해 본인 외 다른 직원도 쓸 수 있게 합니다.
회사에 이런 사람이 한 명만 있어도 회사가 바뀔 수 있습니다. 이 책에서 말하는 AX 담당자는 이 챔피언 역할을 맡은 사람입니다. AX를 이루는 세 조각은 워크플로우(무엇을 바꾸는가), SSOT(무엇을 근거로 하는가), 챔피언(누가 바꾸는가)이며, 앞의 둘은 7장에서 다뤘습니다.
담당자를 고르는 기준
사내 AX 담당자의 선정은 컨설팅의 성패를 가르는 가장 큰 변수입니다. 흔히 AI를 잘 아는 사람을 앞세우려 하지만, 우선순위는 다음과 같습니다.
- 경영진과의 신뢰관계: 현장의 문제를 솔직하게 말하고 결정을 이끌어 낼 수 있어야 합니다.
- 최소 1년 이상 근속의 확실성: 오래 남을 사람이어야 지식이 조직에 남습니다.
- 퇴사 시 인수인계에 대한 책임감: 떠나더라도 다음 사람에게 넘길 사람이어야 합니다.
- 의사결정 권한: 업무 방식을 바꾸는 결정을 내리거나 직접 올릴 수 있어야 합니다.
- 업무 이해도: 어떤 일이 어떻게 흘러가는지 알아야 합니다.
- 투입 가능한 시간: 방문일에 동석하고, 방문일 사이에 실제 작업을 할 수 있어야 합니다.
AI나 IT에 대한 이해도는 우선순위가 가장 낮습니다. AI 기술은 배우면 되지만 신뢰와 책임감은 가르칠 수 없기 때문입니다. "AI를 잘 아는 사람보다 오래 남을 사람이 낫다"는 원칙으로 정리할 수 있습니다.
핵심 담당자를 고를 때는 AI 실력보다 신뢰, 근속, 인수인계 책임이 먼저입니다.
담당자의 현재 위치 확인
담당자 후보가 직원 성장 4단계 중 어디에 있는지 한 줄로 확인합니다. 1단계는 AI를 배우는 직원, 2단계는 AI를 업무에 활용하는 직원, 3단계는 AI로 업무를 개선하는 직원, 4단계는 AI 업무 도구를 직접 만들어 쓰는 직원입니다. 챔피언 역할에는 3단계 이상이 필요하고, 후보가 그 아래라면 어떤 과제로 올릴지를 함께 정합니다.
담당자를 지원하는 법
담당자 혼자서는 지속하기 어렵습니다. 담당 업무에서 일정 시간을 빼 주고, 방문일과 작업일을 일정에 반영하고, 경영진이 그 일의 중요성을 공개적으로 밝혀야 합니다. AX가 담당자의 부수적인 일이 되면 방문일 사이의 6일 동안 작업이 이루어지지 않고, 그러면 사이클이 돌지 않습니다.
사전 자료 쓰는 법
사전 자료는 두 가지입니다. 문제 목록과 워크플로우입니다.
문제 목록 쓰기
전 부서, 전 업무에서 불편한 점을 많이 모을수록 좋습니다. 형식은 자유입니다. 메모 앱이든 표든 문장이든 상관없습니다. 순서만 불편도와 소요 시간이 큰 것부터 놓으면 됩니다. 아래 다섯 가지 신호로 찾으면 쉽습니다.
- 같은 내용을 두 번 이상 입력하는 일
- 사람마다 결과가 달라지는 일
- 찾는 데 시간이 걸리는 자료
- 하고 나면 또 해야 하는 일
- "이거 왜 이렇게 하지?" 싶은 일
목록이 3개면 3개만 쓰고, 30개면 30개를 모두 씁니다. 항목이 많으면 우선순위가 높은 것부터 동시에 진행합니다.
문제 하나를 쓸 때는 다음 여섯 가지를 적으면 충분합니다.
| 항목 | 예시(가상의 예) |
|---|---|
| 어떤 일인가 | 방문 문의에 대한 답변 작성 |
| 얼마나 자주 | 하루에 여러 번 |
| 얼마나 걸리나 | 한 번에 10분 안팎 |
| 누가 하나 | 접수 담당자 |
| 지금 방식 | 지난 답변을 찾아 복사해 고쳐 씀 |
| 불편한 점 | 담당자마다 답이 다름 |
워크플로우와 정보 원본 쓰기
워크플로우는 업무가 흘러가는 순서를 말합니다. 여기서 핵심은 정보 원본(SOT, Source of Truth)입니다. 정보가 처음 기록되는 지점이고, 이후 단계는 이 원본을 가져다 쓰는 것이 이상적입니다.
정보 원본은 하나로 정하고, 나머지 파일은 참고용으로 표시합니다. 원본이 없는 증상과 만드는 3단계는 7장에 있습니다. 단계는 원본을 정하고, 나머지에 참고 표시를 하고, 바뀌면 원본만 고치는 것입니다.
예를 들어 종이 신청서를 받아 엑셀에 옮기고, 결제 프로그램에 다시 입력하고, 월간 보고서에 또 옮겨 적는다면 같은 정보를 네 번 입력하는 것입니다(가상의 예). 이렇게 같은 정보가 반복 입력되는 지점이 곧 자동화 지점입니다. 업무 순서를 화살표로 이어 그리고, 각 단계에서 어떤 정보가 어디에 입력되는지 표시하면 됩니다.
미리 걸러내지 않습니다
가장 중요한 원칙은 쓰는 사람이 미리 판단하지 않는 것입니다. "늘 이렇게 해 왔으니 당연하다"고 여기는 일과 "AI로는 안 될 것"이라며 미리 뺀 일에 가장 큰 개선 여지가 있는 경우가 많습니다. 목록에 없는 문제는 존재하지 않는 문제가 됩니다. 되는지 안 되는지는 쓰는 사람이 아니라 함께 살펴보며 판단합니다.
첫 3개월을 보내는 방법
예시 모델(21장)의 12회 사이클을 담당자의 입장에서 보면 흐름은 이렇습니다. 방문일에는 컨설턴트와 함께 한 화면을 보며 문제를 파악하고 초안을 확인합니다. 방문 사이의 6일에는 받은 과제를 혼자 해 봅니다. 막힌 지점은 메모해 두었다가 다음 방문에서 묻습니다.
담당자가 지킬 습관
- 막힌 지점을 숨기지 않습니다. 막힌 곳이 곧 다음 교육 주제입니다.
- 과제는 완벽하지 않아도 해 봅니다. 해 보지 않으면 어디서 막히는지 모릅니다.
- 만든 것은 기록합니다. 어떤 프롬프트를, 어떤 자료로, 어떻게 썼는지 남기면 자산이 됩니다.
- 한 번에 하나씩 넘깁니다. 새로운 도구를 만들 때마다 사용자에게 한 가지만 가르칩니다.
- AI의 결과는 사람이 검토합니다. 19장의 자가검증을 쓰되, 외부로 나가는 결과는 사람이 마지막으로 확인합니다.
데이터와 보안 원칙
AX에서는 업무 자료가 AI 서비스로 전달됩니다. 아래 원칙을 처음부터 정해 둡니다.
- 최소 수집: 업무에 꼭 필요한 정보만 받습니다.
- 익명화: 이름, 연락처, 주민등록번호, 결제 정보를 제거한 뒤 작업합니다. 예시로 쓸 때도 마찬가지입니다.
- 조직 명의 계정 사용: 개인 계정에 업무 자료를 올리지 않습니다.
- 검수 절차 내장: 고객에게 나가는 답변 초안은 사람이 확인한 뒤에 발송되도록 도구에 단계를 넣습니다.
- 종료 시 자료 반환과 파기: 외부 컨설턴트가 받은 자료는 종료 때 돌려받거나 파기합니다.
- 비밀 값 관리: API 키와 비밀번호는 코드나 대화에 쓰지 않습니다(20장).
개인정보 보호에 관한 법적 의무는 해당 법령과 조직의 내부 정책이 우선합니다. 어떤 자료를 AI 서비스에 올려도 되는지는 서비스의 개인정보 처리방침(https://www.anthropic.com/legal/privacy)과 조직이 가입한 상품의 약관을 함께 확인합니다. 상품 종류에 따라 적용되는 문서가 다를 수 있습니다(2026년 11월 기준). 필요하면 법무 담당자나 개인정보 보호 담당자와 상의합니다.
인수인계 점검표
종료 조건은 기간이 아니라 인수인계 완료입니다. 다음 항목을 하나씩 확인하며 마무리합니다.
담당자의 역량
- 각 솔루션을 담당자 혼자 처음부터 끝까지 실행할 수 있다.
- 새 요구가 생겼을 때 프롬프트나 문서를 수정할 수 있다.
- 결과가 이상할 때 어디를 확인해야 하는지 안다.
자산의 위치
- AI 계정이 조직 명의이고, 관리자 권한이 사내에 있다.
- 프롬프트, 문서, 템플릿이 사내 저장소에 정리되어 있다.
- 비밀 값과 연동 설정의 위치가 문서로 남아 있다.
- 컨설턴트의 개인 계정이나 개인 저장소에 남은 것이 없다.
운영 문서
- 사용 절차서와 주간 점검표가 있다.
- 주의사항과 예외 처리 방법이 적혀 있다.
- 인계 확인서에 담당자가 확인한 항목이 정리되어 있다.
담당자의 후임
담당자가 바뀌어도 이어질 수 있도록 후임이 문서만 보고 시작할 수 있는지 점검합니다. 이를 위해 담당자 본인이 쓴 인수인계 문서를 한 번 다른 사람에게 읽혀 봅니다.
끝난 뒤의 선택지
종료 후에는 네 가지 선택지가 있고, 모두 선택 사항이며 별도 운영입니다.
- 유지보수: 운영 중 생긴 문제와 환경 변화에 대응하는 수정
- 확장 개발: 새로 찾은 AX 포인트를 추가로 만드는 개발
- 운영 자문: 정기적으로 점검하고 방향을 조언
- 담당자 교체 대응: 담당자가 바뀔 때 새 담당자에게 넘기는 교육
아무것도 선택하지 않아도 3개월의 결과물은 조직에 남아야 합니다. 그것이 완료 기준입니다. 비용이나 계약 조건은 이 책에서 다루지 않고, 상담에서 확인합니다.
실습
실습 1. 문제 목록 작성
우리 팀에서 반복되는 불편을 정리해 봅니다. 아래 프롬프트에 생각나는 대로 적은 메모를 붙여 넣으면 AI가 표 형식으로 정리해 줍니다. 개인정보는 빼고, 걸러내지 말고 모두 적습니다.
아래는 우리 팀의 업무 불편에 대한 메모입니다. 생각나는 대로 적은 것이고 정리되어 있지 않습니다. 개인정보는 제거했습니다.
이 메모를 문제 목록 표로 정리해 주세요.
열은 [번호 / 어떤 일인가 / 얼마나 자주 / 한 번에 얼마나 걸리나 / 누가 하나 / 지금 방식 / 불편한 점 / 해당 신호]입니다.
해당 신호는 다음 다섯 가지 중에서 고릅니다: 1 같은 내용을 두 번 이상 입력, 2 사람마다 결과가 다름, 3 찾는 데 시간이 걸리는 자료, 4 하고 나면 또 해야 하는 일, 5 "왜 이렇게 하지?" 싶은 일.
규칙은 다음과 같습니다.
- 항목을 합치거나 빼지 않습니다. AI로 안 될 것 같아도 목록에서 제외하지 않습니다.
- 메모에 없는 정보(빈도, 소요 시간 등)는 추측하지 말고 "미확인"으로 적습니다.
- 표 아래에 "미확인 항목에 대해 제가 확인해야 할 질문"을 모아 적습니다.
- 마지막에 같은 정보를 여러 번 입력하는 것으로 보이는 지점이 있으면 별도로 표시합니다.
[메모 붙여 넣기]실습 2. 워크플로우 그려 보기
문제 하나를 골라 그 일이 흘러가는 순서와 정보 입력 지점을 정리합니다.
정리한 뒤에는 같은 일을 세 가지 상태로 나란히 그려 비교합니다. 지금 방식, AI 활용(한 단계만 AI로 바뀜), AX(단계가 사라지고 순서가 바뀜)입니다. 걸리는 시간은 실측이 아니면 "미확인"으로 두고, 대략의 차이만 적습니다. 상태의 정의는 7장을 참고합니다.
아래는 우리 팀의 한 업무가 진행되는 순서입니다.
각 단계를 번호로 정리하고, 단계마다 (1) 누가 하는지 (2) 어떤 정보가 어디에 입력되는지 (3) 걸리는 시간(미확인이면 미확인)을 표로 만들어 주세요.
같은 정보가 두 번 이상 입력되는 지점은 굵게 표시하고, 정보가 처음 기록되는 지점(원본)이 어디인지 제안해 주세요.
순서나 시간을 추측해서 채우지 말고, 설명에서 불분명한 부분은 질문으로 남겨 주세요.
[업무 진행 순서 설명]정리
- 착수 전에 담당자의 자리와 장비, 담당자 선정, 조직 명의 AI 계정, 사전 자료(문제 목록과 워크플로우)의 네 가지를 준비합니다.
- 장비는 저장장치, 화면 면적, 네트워크 안정성 순으로 투자합니다. 외장 그래픽카드는 필요하지 않다는 것이 2026년 11월 기준 권장입니다.
- 담당자는 신뢰, 근속, 인수인계 책임, 권한, 업무 이해, 투입 시간 순으로 고르고, AI 실력은 가장 뒤입니다.
- 문제 목록은 미리 걸러내지 않고 모두 씁니다. 같은 정보가 반복 입력되는 지점이 곧 자동화 지점입니다.
- 종료는 담당자의 실행과 수정 능력, 사내에 남은 자산, 운영 문서를 점검표로 확인한 인수인계 완료입니다. 이후 유지보수, 확장, 자문, 교체 대응은 선택입니다.