이 장은 AX(AI Transformation, 인공지능 전환)가 무엇인지 정의하고, 이후 장이 함께 쓰는 어휘인 워크플로우, 단일 원본(SSOT), md 원본과 변환 사다리, 챔피언을 하나씩 정리합니다. 뒤의 장에서 이 용어가 나오면 이 장을 가리킵니다.
AX란 무엇인가
DX(Digital Transformation, 디지털 전환)는 아날로그에서 디지털로 옮기는 일입니다. 종이 결재가 전자 결재로 바뀌는 것이 대표적입니다. AX는 디지털에서 AI로 한 걸음 더 가는 일입니다. 사람이 하던 판단과 작성의 첫 초안을 AI가 맡습니다. 한 줄로 정의하면 AI로 일하는 방식 자체를 바꾸는 것입니다.
요약하면 이렇습니다. 종이에서 파일로, 파일에서 데이터로 옮깁니다. DX는 종이를 줄여 파일로 관리하게 했습니다. AX는 파일도 줄여 데이터로 관리합니다. 원본을 하나만 두고, 문서가 필요할 때 AI로 만듭니다.
가상의 예로 비교해 보겠습니다. 고객 응대 현황을 관리하는 한 팀이 있습니다.
| 파일 중심 | 데이터 중심 |
|---|---|
| 응대현황.xlsx, 주간보고, 최종보고, 최종보고_수정, 진짜최종 같은 파일이 쌓입니다. | 구글 시트 한 장이 단일 원본입니다. |
| 보고 요청이 올 때마다 가장 최근 파일을 찾아 고칩니다. | 주간보고, 임원보고, 발표 요청이 오면 그때 원본에서 문서를 만듭니다. |
| 미리 만들어 두고 버전을 올리는 일이 반복됩니다. | 미리 만들고 버전을 올리던 관행이 사라집니다. |
파일 중심에서는 같은 숫자가 파일마다 따로 놀기 쉽습니다. 데이터 중심에서는 고칠 곳이 한 군데이므로 문서는 언제든 새로 만들 수 있는 사본이 됩니다.
핵심 AX는 도구를 하나 더 쓰는 일이 아니라 일하는 방식을 바꾸는 일입니다. 문서를 쌓아 두는 대신 원본 하나에서 필요할 때 문서를 만듭니다.
AI 활용과 AX는 다르다
AI를 쓴다고 해서 모두 AX는 아닙니다. 둘의 차이는 다음과 같습니다.
| 항목 | AI 활용 | AX |
|---|---|---|
| 바뀌는 것 | 도구 | 일의 흐름 |
| 일의 모양 | 하던 일을 그대로 더 빨리 합니다 | 거치던 단계가 없어집니다 |
| 효과가 남는 곳 | 개인 생산성 | 조직 역량 |
AI 활용은 같은 일을 조금 빨리 하는 것이고, AX는 그 일의 단계 자체가 없어지는 것입니다. 둘 중 하나가 옳다는 뜻은 아닙니다. 개인이 AI 활용에 익숙해지는 일은 AX의 출발점입니다.
직원이 자라는 네 단계
AI 활용에서 AX로 가는 길은 보통 네 단계로 나눌 수 있습니다.
- AI를 배우는 직원
- AI를 업무에 활용하는 직원
- AI로 업무를 개선하는 직원
- AI 업무 도구를 직접 만들어 쓰는 직원
조직의 AX는 3단계와 4단계에 있는 사람이 있느냐에 크게 좌우됩니다. 이 단계는 21장의 컨설팅 진행 구조, 22장의 담당자 후보 점검과 이어집니다.
워크플로우: 같은 일의 세 가지 상태
워크플로우는 하나의 결과물을 내기까지의 일의 순서입니다. 같은 일도 흐름이 세 가지 상태로 나뉩니다. 가상의 예로 월간 매출 보고를 보겠습니다.
| 상태 | 흐름 | 걸리는 시간 |
|---|---|---|
| 지금 | 지점별 매출 파일 수거, 엑셀 정리, 합계 계산, 차트 작성, 보고서 작성, 검토, 발송 | 며칠 |
| AI 활용 | 위와 같은 흐름에서 합계와 차트 한 칸만 AI로 바뀝니다. | 몇 시간 |
| AX | 지점별 입력이 한 시트로 모이고, 집계와 차트와 보고서 초안이 한 번에 나옵니다. 사람은 검토하고 발송합니다. | 몇십 분 |
AX 상태에서는 칸이 하나 빨라진 것이 아니라 칸이 사라지고 순서가 바뀝니다. 시간은 흐름이 어떻게 달라지는지 보여 주는 방향일 뿐이며, 가상의 예이고 실측이 아닙니다.
병목 찾기 세 질문
어느 단계를 AI로 바꿀지 고르는 데는 세 질문이면 충분합니다. 반복하는 업무 하나를 떠올려 단계마다 묻습니다.
- 이 흐름에서 가장 오래 걸리는 단계는 어디인가
- 그 단계가 매번 같은 방식으로 반복되는가
- 그 단계의 입력과 출력이 정해져 있는가
세 질문에 모두 "예"라면 AI로 바꿀 1순위입니다. 입력과 출력이 정해져 있어야 AI에게 맡기는 기준을 세울 수 있고, 매번 같은 방식으로 반복되어야 한 번 만든 지시문을 다시 쓸 수 있습니다.
단일 원본(SSOT)
SOT(Source of Truth)는 "이게 맞다"고 말할 때 보는 자료입니다. SSOT(Single Source of Truth, 단일 원본)는 그 자료가 하나뿐인 상태입니다. 워크플로우를 단순하게 만드는 핵심입니다.
원본이 없다는 신호
아래 중 하나라도 해당하면 원본이 없는 상태입니다.
- 최종_최종_진짜최종 같은 이름의 파일이 있습니다.
- 같은 숫자를 두 사람이 다르게 말합니다.
- 어느 것이 최신인지 물어봐야 알 수 있습니다.
- 규정이 메일, 공유 드라이브, 개인 PC에 흩어져 있습니다.
원본을 만드는 세 단계
- 정합니다. 이 주제의 원본은 이 파일 하나라고 정합니다.
- 표시합니다. 나머지 파일은 이름에
_참고를 붙이거나 아카이브 폴더로 옮깁니다. - 갱신합니다. 내용이 바뀌면 원본만 고칩니다.
도구를 만들 때는 PRD(Product Requirements Document, 제품 요구사항 문서)가 그 도구의 단일 원본입니다. 4장에서 다룬 PRD가 이 역할을 합니다. 사람이 바뀌어도 PRD를 보면 무엇을 왜 만들었는지 알 수 있어야 합니다. 또 데이터가 둘 이상일 때는 원본끼리 서로 맞는지 대조하는 크로스체크를 거쳐야 단일 원본이 완전해집니다. 예를 들어 매출 시트와 정산 시트가 따로 있다면 합계가 서로 맞는지 정기적으로 확인합니다.
원본은 md로 두고 아래로만 내려간다
원본을 어떤 형식으로 둘지도 정해야 합니다. 이 책은 Markdown(마크다운) 파일을 권합니다. Markdown은 제목, 표, 목록 같은 서식을 기호 몇 개로 적는 일반 텍스트 파일이며 메모장으로도 열립니다. 확장자는 .md입니다.
원본으로 좋은 이유는 세 가지입니다.
- AI가 읽고 쓰기 쉽습니다. 구조가 글자에 그대로 드러나는 편이라 AI가 문서의 짜임을 파악하기 쉽습니다.
- 사람도 읽을 수 있고, 열기 위한 전용 프로그램이 필요 없습니다.
- 가벼워서 긴 문서도 통째로 AI에게 줄 수 있습니다.
변환 사다리
원본 md에서 필요한 형식으로 내려보냅니다. 형식마다 확인할 것과 고치기 쉬운 정도가 다릅니다.
| 형식 | 확인할 질문 | 고치기 | 용도 |
|---|---|---|---|
| .md | 내용과 순서가 맞는가 | 쉬움 | 원본 |
| .html | 한 화면에 들어오는가, 강약이 맞는가 | 보통 | 화면 확인 |
| .docx | 회사 서식과 문체에 맞는가 | 번거로움 | 회람과 편집 |
| .pdf, .pptx | 인쇄와 발표에서 깨지지 않는가 | 어려움 | 최종 배포본 |
위쪽은 AI가 읽고 쓰기 쉽고, 아래쪽은 사람이 보기 쉽습니다. 사다리는 아래로만 내려갑니다.
운영 규칙
- 기본 틀을 고칠 일이 생기면 md를 고치고 다시 내려보냅니다.
- docx나 pptx 같은 최종 파일을 직접 고치는 일은 마지막에 한두 글자를 바로잡는 정도로 한정합니다.
- 최종 파일을 직접 고치면 원본과 달라져 단일 원본이 깨집니다.
문서 한 건을 원본에서 최종 파일까지 내려보내는 실제 흐름은 16장에서 다룹니다.
핵심 고치는 곳은 원본 하나입니다. 최종 파일은 언제든 다시 뽑을 수 있는 사본으로 둡니다.
챔피언: 실제로 굴리는 사람
챔피언은 직책이 아니라 역할입니다. 조직 안에서 변화를 실제로 굴리는 사람이며, AI로 일하는 데 두드러지게 능숙한 직원이 맡는 경우가 많습니다. 세 가지 일을 합니다.
- 업무를 매우 빠르고 쉽게 처리합니다.
- 더 빠르고 쉽게 처리하는 시스템을 만들고 개선합니다.
- 자동화 흐름을 만들어 본인 외의 직원도 쓸 수 있게 합니다.
이 역할을 하는 사람이 한 명만 있어도 부서의 일하는 방식이 달라질 수 있습니다. 22장의 "담당자를 고르는 기준"에 나오는 AX 담당자는 바로 이 챔피언 역할을 맡은 사람입니다. 직책을 붙이는 일보다 이 세 가지를 실제로 하는 사람을 찾는 일이 먼저입니다.
AX 세 조각
지금까지의 용어는 세 가지로 묶입니다.
| 조각 | 질문 | 뜻 |
|---|---|---|
| 워크플로우 | 무엇을 바꾸나 | 일의 순서 |
| SSOT | 무엇을 근거로 하나 | 단 하나의 원본 |
| 챔피언 | 누가 바꾸나 | 실제로 굴리는 사람 |
실습
실습 1. 병목 세 질문으로 업무 고르기
반복하는 업무 하나를 정하고 아래 프롬프트를 사용합니다. 고객 이름이나 연락처 같은 개인정보는 넣지 않습니다.
내 반복 업무는 [업무명]이야. 단계를 순서대로 나열해줘.
그다음 단계마다 (1) 가장 오래 걸리는가 (2) 매번 같은 방식으로 반복되는가 (3) 입력과 출력이 정해져 있는가를 예·아니오로 표시하고, 셋 다 예인 단계 1순위를 골라 이유를 말해줘.
내가 답할 정보가 부족하면 먼저 한 번에 하나씩 물어봐.실습 2. 우리 팀 주제 하나의 원본 정하기
팀에서 자주 다루는 주제 하나를 고릅니다. 그 주제의 원본 파일을 하나 정하고, 나머지 파일은 _참고 폴더로 옮깁니다. 실제 이동은 사본으로 연습한 뒤에 합니다. 끝나면 앞의 네 가지 신호(최종 파일 중복, 숫자 불일치, 최신본 불명확, 흩어진 규정)에 해당하는 것이 남아 있는지 점검합니다.
실습 3. 변환 사다리 내려가 보기
업무 보고서 하나를 md로 쓰게 합니다. 그 md를 AI에게 html, docx, pdf로 차례로 내려보내게 합니다. 어느 단계에서 고치는 것이 가장 쉬웠는지 기록합니다. 시간이 되면 선택 과제로, 반복 업무 하나를 AI 활용 상태와 AX 상태의 흐름으로 각각 그려 비교해 봅니다.
정리
- AX는 도구를 바꾸는 일이 아니라 일의 흐름을 바꾸는 일입니다. 단계가 빨라지는 것이 아니라 단계가 사라집니다.
- 종이에서 파일로, 파일에서 데이터로 옮깁니다. 원본 하나에서 필요할 때 문서를 만듭니다.
- 원본은 하나만 두고, 정하고 표시하고 갱신하는 세 단계로 지킵니다.
- 원본은 md로 두고 html, docx, pdf로 아래로만 내려보냅니다. 최종 파일은 마지막 한두 글자만 직접 고칩니다.
- 챔피언은 직책이 아니라 역할입니다. 실제로 굴리는 사람이 변화를 만듭니다.